Заместитель директора по направлениям деятельности

По каким направлениям бывают заместители директора и что входит в их круг обязанностей?

Зависит от направлений деятельности фирмы. Как-то:

• финансовый директор (зам.по финансам),
• коммерческий директор (зам.по продажам),
• производственный директор (зам.по производству),
• зам.по закупкам (снабжению),
• зам.по стратегическому развитию (часто вменяют в обязанности ведение переговоров с заказчиками и т.д.),
• директор по персоналу (зам.по кадрам),
• директор по связям с общественностью,
• и самый интересный, на мой взгляд, зам. — Зам.по общим вопросам (у нас отвечает за "принеси-подай-стой там и не мешай").

Попробую перечислить по примеру нашего предприятия.

1. Зам. директора по экономике и финансам. Все, что касается денег.
2. Зам директора по работе с персоналом. Все, что касается персонала предприятия
3. Зам. директора по общим вопросам. Все что касается хозяйственной части.
4. Зам. директора по качеству. Проще говоря ОТК.
5. Зам. директора по развитию. Не знаю чем занимается
6. Зам. директора по производстве. Все что касается производства продукции.
7. Зам. директора по закупкам и поставкам. Где купить и кому продать

к Распоряжению директора Учебно-творческого центра

№ 58 – 06 /01 а от 01.01.2001 года

Директор Учебно-творческого центра

Порядок делегирования права подписи директором Учебно-творческого центра

заместителям директора и сотрудникам по направлениям деятельности

утверждение, подпись, согласование

1. Организационно-учредительные документы (внутренние инструкции, правила, режим, регламенты и т. д.);

2. Графики работы сотрудников УТЦ;

3. Концертные программы, сценарные заявки, сценарии мероприятий, сценарные планы общевузовских мероприятий МГУКИ;

— график организационно-административных мероприятий УТЦ;

— план организационно-административных мероприятий УТЦ;

— план хозяйственных работ Учебно-творческого центра на месяц;

— план проведения мероприятия /распределение заданий/;

— репертуарный план творческих коллективов размещающихся на базе УТЦ;

— индивидуальный план студента-практиканта УТЦ;

— план работы Художественного совета УТЦ на учебный год /в случае отсутствия председателя ХС МГУКИ/.

6. Экспертиза состояния технического оборудования УТЦ;

7. Распределение технического оборудования (по фондам, служебным кабинетам и т. д.);

8. Реестры материально-технического имущества, технического оборудования, материальных накоплений и материалов для ремонта;

9. Решения, акты и протоколы работы внутренних комиссий, советов;

10. Сводные отчеты по работе УТЦ.

1. Распоряжения, указания по направлениям деятельности УТЦ;

2. Поручения директора УТЦ;

3. Повестка заседания, совещания:

— собрания коллектива УТЦ;

— совещания основного состава администрации УТЦ;

— совещания расширенного состава администрации УТЦ;

— основного состава администрации УТЦ;

— расширенного состава администрации УТЦ;

— художественного совета МГУКИ /в случае отсутствия председателя ХС МГУКИ/;

— о размещение творческого коллектива на базе УТЦ;

— на прохождение практики на базе УТЦ;

— договора и соглашения о совместной деятельности в сфере культуры и творчества со сторонними учреждениями и организациями (по доверенности ректора);

6. Самообследование УТЦ;

7. Справочные данные для министерства культуры РФ и другие нормативные документы регулирующие ХТД МГУКИ;

8. Технические задания на выполнение ремонтных работ в здании и на территории, закрепленной за УТЦ;

9. Грамота, благодарность директора УТЦ;

10. Официальные письма, справочные данные, адресованные сторонним учреждениям, организациям;

11. Стратегические и перспективные планы развития направлений УТЦ;

12. Характеристики, ходатайства, рекомендации на сотрудников УТЦ;

— на выдачу костюмов целевого фонда (закрепленные за пунктом № 3);

— на получение материально-технического имущества со склада Университета;

— на репетиции в воскресные дни;

— на продление репетиционного времени после 22.00 часов;

— на организацию ночных монтировок;

— на внос и вынос материально-технического имущества из/в здание УТЦ;

— на ввоз, вывоз имущества с территории МГУКИ;

— на распечатывание и ксерокопирование печатных материалов и документов в типографии Университета;

— на проведение видео и фотосъемок в здании УТЦ;

— на использование звуковой трансляции на площади, в фойе и вестибюле УТЦ;

— на использование площади УТЦ для репетиций, мероприятий;

— на использование зала заседаний УТЦ (помещение № 000), комнаты президиума УТЦ (помещение № 000).

15. Акты передачи материально-технического имущества с подотчета и на подотчет директора;

16. Заявления на прием и увольнение сотрудников УТЦ.

1. Организационно-учредительные документы (положения, методические указания);

2. Должностные инструкции сотрудников УТЦ;

3. План, повестка работы Художественного совета МГУКИ;

4. Структура УТЦ;

5. Направления деятельности УТЦ;

6. Договора по направлениям деятельности УТЦ;

7. Приказы и распоряжения от имени ректората (ректор, проректоры);

8. Решения Ученого совета, ректората, касающиеся деятельности УТЦ;

9. План общеуниверситетских мероприятий на учебный год;

10. Сводный план культурно-творческих мероприятий на учебный год;

11. Положение о творческом коллективе МГУКИ;

12. Авансовые отчеты;

13. Счета на оплату.

Заместитель директора по организационно-административной деятельности

1. Графики работы сотрудников УТЦ;

2. Распределение аудиторного фонда УТЦ;

3. Технические задания на организацию творческого мероприятия УТЦ;

4. Тексты для официального сайта УТЦ;

5. График отпусков;

6. Реестр фонотеки УТЦ.

1. План организационно-административных мероприятий УТЦ;

2. Календарный план работы УТЦ на месяц;

3. Выписка из протокола собрания коллектива УТЦ;

4. Протоколы совещаний, заседаний Администрации УТЦ;

— собраний трудового коллектива УТЦ;

— заседания комиссии по надзору за делопроизводством УТЦ;

5. Репертуарный план творческих коллективов размещающихся на базе УТЦ;

6. Повестка, протокол заседания комиссии по надзору за делопроизводством УТЦ;

7. Административные акты;

8. Заявления, служебные записки по роду выполняемой деятельности;

9. Характеристики, ходатайства, рекомендации на сотрудников УТЦ;

10. Заявления сотрудников УТЦ на предоставление дополнительного времени отдыха;

11. Справки по направлениям деятельности УТЦ;

12. Сводка по переработке и недоработке рабочего времени сотрудниками УТЦ;

13. Отчеты по направлениям выполняемой деятельности;

— на проведение мероприятий, учебных занятий, репетиций в здании УТЦ;

— на предоставлении помещений в здании УТЦ.

1. Стратегический и перспективный планы УТЦ;

2. Календарный план работы УТЦ;

3. Распоряжения директора УТЦ по направлению деятельности;

4. Справочные материалы;

5. Входящие, исходящие и внутренние документы по вопросам осуществляемой деятельности.

Заместитель директора по художественно-творческой деятельности

1. Графики работы структурно подчиненных сотрудников УТЦ;

2. Концертные программы, сценарные заявки, сценарии выездных мероприятий;

3. График проведения репетиций (по согласованию с заместителем по ОАД);

4. Репертуарный план творческих коллективов размещающихся на базе УТЦ;

5. Составы режиссерско-постановочных групп;

6. Индивидуальный план студента-практиканта УТЦ;

7. Монтажные листы мероприятий УТЦ.

1. Календарный план работы УТЦ на месяц;

2. Сценарные заявки, сценарии мероприятий, сценарные планы общевузовских мероприятий МГУКИ;

3. Видео-материалы (монтажный лист, сценарий);

4. План проведения мероприятия;

5. Справки по направлениям деятельности УТЦ;

6. Характеристики, рекомендации, ходатайства на студентов, аспирантов;

7. Характеристики, рекомендации, ходатайства, акты сдачи-приемки студентов, аспирантов, проходящих практику на базе УТЦ;

— на распечатку цветных материалов на техническом оборудовании УТЦ;

— на предоставление репетиционного помещения № 000;

— на использование режиссерского пульта большого зала УТЦ.

9. Уведомления по направлению деятельности;

10. На размещении информации на официальном сайте УТЦ.

11. Входящие, исходящие и внутренние документы по вопросам осуществляемой деятельности;

12. Отчеты по направлению выполняемой деятельности.

1. Распоряжения директора УТЦ по направлению деятельности;

2. Документы, связанные с прохождением практики на базе УТЦ;

3. Стратегический и перспективный планы УТЦ;

4. Прейскурант цен на виды услуг, предоставляемые УТЦ;

5. Перспективные планы по направлению деятельности;

6. Заявления структурно подчиненных сотрудников УТЦ на предоставление дополнительного времени отдыха;

7. Технические задания, монтажные листы по направлению деятельности;

1. Графики работы структурно подчиненных сотрудников УТЦ;

2. Паспорта аудиторий.

3. Технические задания на выполнение хозяйственных работ силами сотрудников УТЦ /по согласованию с заместителями директора по направлениям деятельности, в случае привлечения сотрудников структурно подчиненных заместителям/;

4. Планы проведения субботников в здании и на территории, закрепленной за УТЦ;

5. График выполнения ремонтных работ в здании УТЦ (по согласованию с заместителем директора по ОАД).

1. Календарный план работы УТЦ на месяц;

2. Техническое задание на выполнение ремонтных работ в здании и на территории, закрепленной за УТЦ;

3. Повестка заседания комиссии по надзору за материально-техническим имуществом УТЦ;

4. Протокол заседания комиссии по надзору за материально-техническим имуществом УТЦ;

5. Реестры материально-технического имущества, технического оборудования, материальных накоплений и материалов для ремонта;

— на выдачу материально-технического имущества Учебно-творческого центра;

— на выдачу канцелярских товаров, хозяйственного инвентаря и хозяйственных средств;

— на выдачу костюмов целевого фонда (закрепленные за пунктом № 1, 2) основного и ходового фондов из костюмерной УТЦ;

— на внос и вынос материально-технического имущества из/в здание УТЦ;

— на проход зрителей на время проведения мероприятия в здании УТЦ;

— на настройку и ремонт музыкальных инструментов УТЦ;

7. Документы по противопожарной безопасности;

8. Документы по охране труда;

9. Уведомления по направлению деятельности;

10. Обходные листы:

— увольняющихся сотрудников МГУКИ;

11. Документы на проведение ремонтных работ в здании Учебно-творческого центра и прилегающей территории;

12. Отчеты о работе по направлениям деятельности;

13. Административные и бухгалтерские акты;

14. Справки по направлению деятельности.

1. Распоряжения директора УТЦ по направлению деятельности;

2. Прейскурант цен на виды услуг, предоставляемые УТЦ;

3. План хозяйственных работ УТЦ на месяц;

4. Планы закупок;

8. Заявления структурно подчиненных сотрудников УТЦ на предоставление дополнительного времени отдыха;

5. Паспорта аудиторий, распределение аудиторного фонда УТЦ;

6. Перспективные планы по направлению деятельности;

7. Входящие, исходящие и внутренние документы по вопросам осуществляемой деятельности;

8. Технические задания.

Старший администратор организационно-административной части /с правами секретаря директора УТЦ/

— основного состава администрации УТЦ;

— расширенного состава администрации УТЦ;

2. Выписки из решения:

— основного состава администрации УТЦ;

— расширенного состава администрации УТЦ;

3. Распределение аудиторного фонда УТЦ (ежедневное).

1. Подготавливаемых организационно-распорядительных документов.

Старший администратор организационно-административной части

1. Распределение аудиторного фонда УТЦ (ежедневное).

1. Документы, связанные с прохождением практики на базе УТЦ;

2. Документы связанные с работой внутренних комиссий УТЦ;

3. Табели на заработную плату сотрудников УТЦ;

4. Табель выхода на рабочее место сотрудников УТЦ;

5. Характеристики, рекомендации, ходатайства, акты сдачи-приемки студентов, аспирантов, проходящих практику на базе УТЦ;

6. Подготавливаемых организационно-административных документов.

Заведующий отделом технических средств обучения

1. Распределения объема работ и задач между структурно подчиненными сотрудниками УТЦ.

1. Отчеты и план работы по направлению деятельности отдела;

2. Распределение технического оборудования (по фондам, кабинетам и т. д.);

3. Экспертиза состояния технического оборудования, закрепленного за отделом ТСО УТЦ;

4. Справки по направлениям деятельности;

5. Райдеры (заявки) на выдачу технического оборудования, закрепленного за отделом ТСО УТЦ;

6. Райдеры (заявки) на использование стационарного технического оборудования, закрепленного за отделом ТСО УТЦ;

7. Служебные записки по вопросам выполняемой работы;

8. Технические задания по направлению деятельности.

1. Графики работ структурно подчиненных сотрудников УТЦ;

2. Прейскурант цен на виды услуг, предоставляемые УТЦ;

3. Заявления сотрудников отдела на предоставление дополнительного времени отдыха;

4. Документы по вопросам выполняемой работы.

Заведующий техническо-постановочной частью

1. Распределения объема работ и задач между структурно подчиненными сотрудниками УТЦ.

1. Отчеты и план работы по направлению деятельности структурной части;

2. Распределение технического оборудования (по фондам, служебным кабинетам и т. д.);

3. Экспертиза состояния технического оборудования УТЦ, закрепленного за структурной частью;

4. Справки по направлениям деятельности;

5. Райдеры (заявки) на выдачу технического оборудования, закрепленного за ТПЧ УТЦ;

6. Райдеры (заявки) на использование стационарного технического оборудования, закрепленного за ТПЧ УТЦ;

7. Заявки на работу в студии звукозаписи ТПЧ УТЦ;

8. Заявки на использование музыкальной фонотеки ТПЧ УТЦ;

9. Служебные записки по вопросам выполняемой работы;

10. Технические задания по направлению деятельности.

1. Графики работ структурно подчиненных сотрудников УТЦ;

2. Заявления сотрудников отдела ТСО на предоставление дополнительного времени отдыха;

3. Документы по вопросам выполняемой работы.

Заведующий художественно-постановочной частью

1. Распределения объема работ и задач между структурно подчиненными сотрудниками УТЦ.

1. Отчеты и план работы по направлению деятельности отдела;

2. Служебные записки по вопросам выполняемой работы;

3. Справки по направлениям деятельности;

4. Технические задания по направлению деятельности.

1. Графики работ структурно подчиненных сотрудников УТЦ;

2. Прейскурант цен на виды услуг, предоставляемые УТЦ /качающиеся ХПЧ УТЦ/;

3. Заявления сотрудников художественно-постановочной части на предоставление дополнительного времени отдыха;

4. Документы по вопросам выполняемой работы.

1. Распределения объема работ и задач между структурно подчиненными сотрудниками УТЦ.

1. Заявки на выдачу костюмов из ходового гардероба костюмерной;

2. Служебные записки по вопросам выполняемой работы;

3. Отчеты и план работы по направлению деятельности структурной части;

4. Справки по направлениям деятельности;

5. Обходные листы по костюмерной:

— увольняющихся сотрудников МГУКИ.

1. Графики работ структурно подчиненных сотрудников УТЦ;

2. Заявления сотрудников костюмерной на предоставление дополнительного времени отдыха;

3. Документы по вопросам выполняемой работы.

Заведующий хозяйством УТЦ

1. Заявки на закупку материально-технического оборудования для мероприятий и нужд УТЦ;

2. Отчеты и план работы по направлениям деятельности хозяйственной части;

3. Документы, связанные с ведением билетного хозяйства;

4. Входящие, исходящие и внутренние документы по вопросам осуществляемой деятельности.

1. План хозяйственных работ УТЦ;

2. Паспорта помещений УТЦ.

Заведующий отделом специальных проектов

1. Документы по вопросам выполняемой деятельности;

2. Служебные записки по вопросам выполняемой работы;

3. Отчеты и план работы по направлению деятельности отдела;

4. Справки по направлениям деятельности Учебно-творческого центра

1. Документы по вопросам выполняемой деятельности.

Администратор организационно-постановочной части

1. Выписка из решения Художественного совета МГУКИ;

2. Протокол Художественного совета МГУКИ;

2. Отчеты, справки по работе творческих коллективов и исполнителей;

3. Документы по вопросам выполняемой деятельности.

1. Обходные листы по костюмерной (на время отсутствия заведующей костюмерной):

Статьи по теме

Зам. генерального директора является вторым лицом в компании или входит в круг топ-менеджеров, курирующих разные направления ее деятельности. Какие обязанности и права генеральный директор может делегировать своему заместителю, читайте в статье.

Скачайте документы по теме:

Что входит в обязанности заместителя генерального директора?

Должность заместителя главного лица компании может появиться в ее штатном расписании независимо от вида деятельности и размеров предприятия. Не существует никаких ограничений, предусмотренных законом, на то, как будет называться эта должность. Позиция может наименоваться: вице-президент, исполнительный директор, заместитель, и т.п.

Если речь идет о первом заместителе Генерального Директора, функционал должности устанавливается с учетом конкретных потребностей компании и включает в себя кураторство по всем направлениям ее деятельности. Другие замы могут руководить отдельными направлениями: финансами, экономикой, безопасностью или развитием. У каждого из них будут свои права, обязанности и функционал. При этом разброс обязанностей заместителей генерального директора настолько широк, что установить единые требования к идеальному кандидату на такую должность невозможно.

Поэтому, даже если функции заместителя генерального директора будет исполнять один человек, необходимо четко определиться с тем:

• каким требованиям должен отвечать претендент на должность;
• что будет входить в его должностные обязанности,
• какие права ему будут делегированы;
• какая ответственность установлена.

Сделать это можно с помощью локального нормативного акта — должностной инструкции.

Вопрос из практики

Отвечает Нина Ковязина,
заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении минздрава России

В должностной инструкции пропишите трудовую функцию работника, перечень его обязанностей, ответственность, требования к его знаниям и профессиональному опыту…

Задайте свой вопрос экспертам «Системы Кадры»

Нужна ли должностная инструкция заместителя генерального директора?

Должностная инструкция заместителя генерального директора ООО или предприятия иной формы собственности — документ необходимый. При этом Трудовым кодексом не устанавливается его обязательное наличие в составе организационно-распорядительной документации предприятия. Некоторые работодатели считают достаточным, если описание должностных обязанностей заместителя генерального директора будет приведено в трудовом договоре.

Но это не очень удобно. Если возникнет необходимость внести дополнения или изменить состав функционала, придется подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору. Такие корректировки закон трактует как изменение существенных условий и для их внесения предусмотрена отдельная процедура.

Должностная инструкция заместителя генерального директора разрабатывается работодателем по собственному образцу, закрепленному учетной политикой предприятия. Составитель вправе наполнять документ тем содержанием, которое отвечает его интересам, устанавливать свои требования. Он может в любое время вносить дополнения и править содержание в одностороннем порядке, не согласовывая правки с работником.

Как составить должностную инструкцию, читайте в «Системе Кадры»

Что содержат должностные инструкции заместителя генерального директора?

Стандартная структура документа включает в себя следующие разделы:

1. Общие положения;
2. Требования к квалификации;
3. Обязанности по должности и решаемые задачи;
4. Ответственность и права.

Работодатели могут дополнить инструкцию другими разделами или расширить и выделить какие-то подразделы в отдельный раздел. Основная задача при этом — как можно подробнее описать функционал и те задачи, которые заместитель генерального директора должен решать в рамках занимаемой должности и курируемых направлений деятельности. Следует позаботиться и о том, чтобы зоны его ответственности не пересекались с зонами ответственности других заместителей компании и исключить дублирование функций в части решения организационных вопросов.

Что включить в раздел «Общие положения» должностной инструкции заместителя генерального директора?

Этот раздел содержит много общих пунктов, которые могут быть включены и в должностную инструкцию первого заместителя генерального директора, и в регламент, установленный для зама, курирующего отдельное направление. В числе общих пунктов будут такие, как:

• должность заместитель генерального директора относится к категории руководящих;
• специалист назначается на нее и освобождается от нее приказом генерального директора или решением общего собрания, если это предусмотрено Уставом компании. Целесообразно предусмотреть для этой должности испытательный срок;
• непосредственным руководителем специалиста является генеральный директор, подчиняется специалист только ему;
• к числу лиц, для которых заместитель генерального директора является непосредственным руководителем, относятся (приведите перечень должностных лиц и руководителей подразделений, подотчетных данному заместителю);
• во время отсутствия функции зама возлагаются на какое-то конкретное должностное лицо или лицо, назначаемое временно приказом руководителя компании.

В этом разделе также перечислите нормативные акты, которыми должен руководствоваться заместитель в своей работе, в том числе отраслевые регламенты и локальные нормативные акты предприятия.

Должностная инструкция: условия, которые нужно вписать всем работникам

Отвечает Алена Шевченко,
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело».

Некоторые положения должностной инструкции только на первый взгляд кажутся формальностью. На самом деле они могут выручить работодателя, если он не сойдется с сотрудником по обязанностям…

Требования к квалификации заместителя генерального директора

Основные квалификационные требования для этой должности можно найти в профессиональных стандартах руководителей организаций и специалистов по управлению, осуществляющих деятельность в различных отраслях экономики.

В квалификационном справочнике можно также найти характеристики и квалификационные требования для таких направлений деятельности, как:

• заместитель директора по коммерческим вопросам;
• заместитель директора по связям с общественностью;
• финансовый директор (заместитель директора по финансам);
• заместитель директора (начальника) учреждения (организации) по научной работе;
• заместитель директора по управлению персоналом;
• заместитель директора по капитальному строительству.

Но работодатель вправе установить дополнительные квалификационные критерии в соответствии с производственной и организационной спецификой компании. Вполне естественно, что специалист, претендующий на данную позицию, потребуется опыт работы на руководящих должностях, пусть и более низкого уровня. А если это, например, первый заместитель генерального директора, должностная инструкция может включать условием наличие как технических, так экономических и финансовых знаний.

Кроме того, заместителю генерального директора потребуются такие личные качества, как:

• умение оперативно принимать решения и брать на себя ответственность;
• аналитический склад ума;
• харизматичность;
• коммуникационные навыки и умение эффективно контактировать с разными людьми.

Самые актуальные статьи по теме из практического журнала «Кадровое дело»

Заместитель генерального директора: обязанности по должности

Состав решаемых задач и должностных обязанностей заместителя генерального директора зависит от многих факторов. Когда речь идет о первом заме, функционал человека, занимающего эту позицию, будет определяться тем, что требуется генеральному директору:

• делегировать заму решение организационных вопросов, оставив за собой стратегическое планирование;
• подготовить приемника, чтобы через время передать ему и дела, и должность.

Независимо от этого и того, какое направление курирует заместитель генерального директора, в перечень функций, которые он должен выполнять, входят:

• контроль деятельности компании по всем направлениям или только по курируемому;
• обеспечение рационального использования курируемых финансовых, материальных и кадровых ресурсов;
• принятие мер, обеспечивающих максимальную эффективность деятельности предприятия и высокое качество продукции;
• решение вопросов по усовершенствованию нормативов труда, экономии и сбережению ресурсов, их комплексного использования;
• принятие мер по оптимальному расходованию материалов, предотвращения порчи оборудования.

На рисунке представлен фрагмент раздела об обязанностях должностной инструкции заместителя генерального директора по общим вопросам.

В инструкции отразите, что через заместителя генерального директора реализуется обратная связь между персоналом и руководителем компании. Он знакомит коллектив с издаваемыми распорядительными и организационными документами, контролирует и обеспечивает их исполнение. Зам также должен оперативно информировать директора о случаях неисполнения его распоряжений, неполадках в работе компании.

Обратите внимание! Составлять должностную инструкцию заместителя генерального директора должен специалист, знающий особенности направлений деятельности компании и ее подразделений, сложившуюся практику делегирования полномочий руководителя.

Ответственность и права заместителя генерального директора

Этот раздел также содержит положения, общие для всех зам. генерального директора. Им установите ответственность за:

• несвоевременное, ненадлежащее или неэффективное исполнение функциональных обязанностей;
• несоблюдение действующих в компании регламентов и правил.

В число полномочий этого должностного лица, например, включите следующие:

• давать распоряжения подотчетным лицам, контролировать их исполнение и требовать отчетность;
• контролировать выполнение должностных обязанностей лиц, находящихся в подчинении по должности;
• предпринимать действия, направленные на устранение причин, мешающих эффективному выполнению должностных обязанностей;
• вносить рекомендации и предложения по повышению эффективности работы курируемых подразделений и всего предприятия.

Должностная инструкция заместителя генерального директора — документ, регламентирующий все аспекты деятельности этого должностного лица. К составлению привлеките специалистов, знакомых со спецификой производственной и организационной деятельности компании.